効率的に使うためのルールとは
皆さんは他人のエクセルを見て、「この数字はどうやって計算しているんだろう？」「編集してたら式が壊れてしまった」といった経験はないでしょうか？
また、他人のエクセルはおろか、自分で作成したエクセルですら、わからなくなってしまうことはないですか？
そういったことを無くすために、チームで書式などのルール(フォーマット)を決め、誰が見ても一瞬で何をしているか理解できるようにすることで、効率を一気に高めることができます。
具体的な例
ある外食店の収益管理表を例に見てみましょう。
＜悪い例＞
上記のような表は正直、よく見ます。ただ、この表では「売上」や「費用」、「利益」がどのように計算しているのか、ぱっと見ただけで理解するのは困難だと思います。
続いて、これから紹介する「整理されたフォーマット」を見てみましょう。
＜良い例＞
「売上」が「来店客数×客単価」で計算されていると視覚的にわかると思います。
また、この例では3月に利益がマイナスになっていますが、その理由についても「従業員を増やして費用が上がったから」とすぐにわかります。
難しい関数は必要なし！「＋ー×÷」が一番わかりやすい
よく、難しいexcelの関数を得意気に使って、「オレエクセル得意だぜ！」って威張っている人がいますが、正直、難しい関数なんてほとんど必要ありません。
なぜかというと、計算は＋ー×÷が使えればどうにでもなるからです。
どのように計算しているか作った本人しか分からない、なんていうエクセルのシートは、はっきり言ってゴミです。
他人が見ても自分がみてもわかりやすいように、整理されたフォーマットで作ることで、チームでも個人でも計算ミスが減り、作業効率UPに繋がります。
習慣化するには、地道にルールを守る＆ショートカット活用
エクセルスキルもそうですが、ルールを習慣化するためには、些細な計算の際にもルールを守り、少しずつ慣れていくことが大切です。
また、整理されたフォーマットにするために便利なショートカットを覚えることも非常に効果的です。（ショートカットを覚えるのも、地道に慣れていくしかないです…）
ショートカットに関しては、こちらのページで詳しく書いていますので、ご覧ください。
それでは次のページから、「Excelフォーマット」について紹介していきます！
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